Allgemeine Meldebestimmungen

Für Mitglieder der Gehaltskasse besteht im Rahmen ihrer Berufstätigkeit Meldeverpflichtungen an die Gehaltskasse.

Einige davon können mittels ID Austria im e-Service Portal der Gehaltskasse erledigt werden.

Welche Meldeverpflichtungen bestehen gegenüber der Gehaltskasse?

Apothekenleitung 

Da die Gehaltskasse im Wege der gesetzlich eingerichteten Verwaltungsgemeinschaft für die Österreichische Apothekerkammer gleichzeitig den Standeskataster führt, sollen auch solche Meldungen direkt an die Gehaltskasse erfolgen, die in den Zuständigkeitsbereich der Österreichischen Apothekerkammer fallen (z. B. Leitung einer Apotheke). Die der Gehaltskasse bzw. der Österreichischen Apothekerkammer gegenüber abgegebenen Meldungen müssen im Einklang mit allen übrigen Gesetzen und Vorschriften erfolgen, weil Gehaltskasse und Österreichische Apothekerkammer überprüfenden Behörden auf Verlangen Auskunft erteilen müssen. 

Dienstverhältnisse 

Für die korrekte Bemessung der Gehaltskassenbezüge entsprechende Berechnung der Gehaltskassenumlage sind Beginn, Ende und Dienstausmaß jedes Dienstverhältnisses als besoldete Apotheker*in (Meldewesen im engeren Sinn) zu melden. 

Sachverhalte, welche Einfluss auf die Besoldung durch die Gehaltskasse haben sind ebenfalls zu melden:  

• Beginn und Dauer der Mutterschutzfrist bzw. einer Karenz 
• Einberufung zum Präsenz- oder Zivildienst 
• Wechsel in die Abteilung der Dienstgeber (Miteigentümer*innen) 
• Ende der „Angehörigen-Eigenschaft“ bei Riskenausgleicher*innen 

Im Zusammenhang mit den Regelungen über die Abfertigung NEU muss ein allfälliger Übertritt von Dienstnehmer*innen vom alten Abfertigungssystem ins neue System ebenfalls der Gehaltskasse gemeldet werden. 

Krankenstand 

Jede Erkrankung einer pharmazeutischen Fachkraft (Dienstnehmer*in und Dienstgeber*in) ist der Gehaltskasse zu melden. Eine Erkrankung kann einerseits Auswirkungen auf die Gehaltsauszahlung – eventuell auch erst bei einer späteren Erkrankung – haben. Andererseits haben Krankenstände auch Auswirkungen auf den Zeitpunkt der Erlangung des Quinquenniums. 

Familienzulagen 

Um Familienzulagen zu bemessen sind Angaben über den Familienstand, die Geburt eines Kindes und den Anspruch auf die staatliche Familienbeihilfe erforderlich.  

Wer ist verpflichtet, Dienstverhältnis betreffenden Meldungen abzugeben?

Die Leitung einer öffentlichen oder Krankenhausapotheke hat gemäß § 12 Gehaltskassengesetz 2002 binnen drei Tagen die Aufnahme oder die Beendigung des Dienstes einer pharmazeutischen Fachkraft sowie alle für die Vorschreibung maßgebenden Tatsachen der Gehaltskasse zu melden. Dies hat mittels Meldeformular oder elektronisch, mit dem auf der Homepage abrufbaren Meldeformular (ID Austria) zu erfolgen. 

Was ist dabei zu beachten?

Das Mindestdienstausmaß beträgt zumeist 2/10 (§ 15 Abs. 4 GKG 2002). Nach dem Kollektivvertrag ist die Dauer eines Dienstverhältnisses in ganzen Wochen oder in vollen Kalendermonaten zu melden (Art III Abs 4). Das für diesen Zeitraum zu meldende Dienstausmaß resultiert aus der vereinbarten Arbeitszeit, wobei eine wöchentliche Dienstleistung von 8 Stunden einer Meldung für 1 Woche (7 Tage) im 2/10-Dienst entspricht. 

Bei einer vereinbarten Dienstleistung über volle Kalendermonate sind auch volle Kalendermonate zu melden. Das bedeutet, dass z. B. bei einer vereinbarten Dienstleistung im Jänner eines Jahres die Anmeldung mit 1. Jänner erfolgen muss, selbst wenn dieser Tag ein arbeitsfreier Feiertag ist. 

Alle anderen Dienstverhältnisse sind wochenweise, also in Zeiträumen von 7 Kalendertagen oder einem Vielfachen davon, zu melden. Das Dienstausmaß ergibt sich rechnerisch für eine Woche durch die Division der Arbeitsstunden durch vier. 28 Stunden Arbeitszeit entsprechen also einer Woche 7/10-Dienst. 

Gibt es Ausnahmen von dieser Regelung?

Ja, es gibt zwei Ausnahmen:

Betriebsfremde Vertretung: 

Gemäß Kollektivvertrag Art III Abs 6 ist eine Dienstleistung durch betriebsfremde Vertreter*innen, welche vier Tage nicht überschreitet, an die Gehaltskasse lediglich für die tatsächlichen Arbeitstage zu melden. Diese Bestimmung ist für stellvertretende Apothekenleiter*innen gedacht, die nicht mehr als vier Tage in der Apotheke arbeiten (betriebsfremde Vertreter*innen). Wenn betriebsfremde Dienstnehmer*innen in einer Woche nur von Montag bis Mittwoch jeweils acht Stunden täglich arbeiten und die Apotheke als stellvertretende Leiter*innen leiten, so sind diese nach dieser Bestimmung von Montag bis Mittwoch im Volldienst anzumelden. Dies ergibt für Dienstnehmer*innen eine geringere Entlohnung durch die Gehaltskasse als sich bei einer Meldung von Montag bis Sonntag im 6/10-Dienst ergeben würde bzw. für Dienstgeber*innen eine geringere Umlagenvorschreibung. Aufgrund des Vorrangs der Verpflichtung zur Meldung eines stellvertretenden Leiters im Volldienst sieht der Kollektivvertrag diese Ausnahme jedoch ausdrücklich vor. 

Dienstnehmer*innen in Karenz 

Für diese Personen beträgt das Mindest-Dienstausmaß nur 1/10. 

Warum ist bei kurzfristigen Dienstverhältnissen die Meldung der Arbeitstage nicht ausreichend?

Die Dienstverhältnisse sind immer in Blöcken von ganzen Kalenderwochen oder -monaten zu melden, da für die Berechnung der Besoldung jeder Monat mit 30 Tagen herangezogen wird.  Nur dadurch werden für eine korrekte Besoldung auch freie Werktage sowie Sonn- und Feiertage berücksichtigt. 

Wer muss die für die Zuerkennung von Familienzulagen notwendigen Meldungen erstatten?

Die Gehaltskasse zahlt neben den laufenden Schemabezügen auch Familienzulagen (Kinderzulage, Haushaltszulage, Aushilfe) aus, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.  

Grundsätzlich haben die betroffenen Dienstnehmer*innen selbst innerhalb von drei Monaten jede Tatsache zu melden, welche für den Anfall oder die Einstellung von Familienzulagen von Bedeutung ist. Wird diese Meldefrist versäumt, droht u. U. ein unwiederbringlicher finanzieller Schaden! 

Was ist in diesem Zusammenhang zu melden?

Dies sind hauptsächlich die Eheschließung, Geburt eines Kindes, Bezug und Wegfall der staatlichen Kinderbeihilfe, Scheidung, Tod eines Angehörigen sowie allfällige Unterhaltszahlungen an geschiedene Ehegatt*innen. Im Zweifel sollte eher zu viel als zu wenig gemeldet oder telefonisch rückgefragt werden. Die Meldefristen sind zu beachten.