Umlagenvorschreibung

Die Gehaltskasse zahlt die Gehälter an die von ihr besoldeten Dienstnehmer*innen direkt aus und schreibt dem jeweiligen Apothekenbetrieb als Dienstgeber*in die entsprechende Umlage vor.

Wie funktionieren die Gehaltsauszahlungen und Umlagenvorschreibungen im Einzelnen?

Die Leitung jeder Apotheke ist verpflichtet, die Aufnahme und Beendigung des Dienstes einer pharmazeutischen Fachkraft binnen drei Tagen mit allen für die Besoldung relevanten Angaben zu melden. Dazu sind die aufgelegten Download-Formulare (pdf) oder die im e-Service Portal der Gehaltskasse aufrufbaren Meldeformulare zu verwenden (ID Austria). Aufgrund dieser Meldungen errechnet die Gehaltskasse die Gehaltskassen-Bezüge (GK-Bezüge) der Dienstnehmer*innen und bringt diese zur Auszahlung. 

Wann sind die Auszahlungstermine der Gehaltskasse?

Bei laufenden Dienstverhältnissen werden die GK-Bezüge am Monatsende so angewiesen, dass sie den Dienstnehmer*innen (spätestens) am drittletzten Werktag des Monats gutgeschrieben werden. Endet ein Dienstverhältnis während des Kalendermonats, so werden die GK-Bezüge auch unter dem Monat zur Anweisung gebracht, sofern die Abmeldung bereits in der Gehaltskasse eingelangt ist. 

Wie erfahren Dienstgeber*innen von der Höhe der GK-Bezüge der Dienstnehmer*innen?

Da Dienstgeber*innen die Höhe der GK-Bezüge der Dienstnehmer*innen benötigen, um die Berechnung und Abfuhr von SV-Beiträgen und Lohnsteuer von den Gesamtbezügen (GK-Bezüge plus kollektivvertragliche Entgeltsbestandteile) vorzunehmen, erhalten diese eine Aufstellung der GK-Bezüge der jeweiligen Dienstnehmer*innen. 

Wie werden Umlagen und Mitgliedsbeiträge von den Apotheken eingehoben?

Die von der Apotheke zu entrichtenden GK-Umlagen, Mitgliedsbeiträge und gegebenenfalls Riskenausgleichsbeiträge werden der Apotheke einmal monatlich in der sogenannten “Umlagenvorschreibung” zur Bezahlung vorgeschrieben. Diese Vorschreibung umfasst auch die Kammerumlage für die ÖAK und gegebenenfalls die Mitgliedsbeiträge zum Apothekerverband. 

Wann im Monat wird diese Vorschreibung erstellt?

Der Zeitpunkt der Umlagenvorschreibung richtet sich danach, auf welche Art und Weise der Apothekenbetrieb diese bezahlt. Die Erstellung erfolgt jeweils zum – je nach Bezahlungsart unterschiedlichen – spätestmöglichen Zeitpunkt. Dadurch können allfällige Änderungen noch berücksichtigen werden. 

Welche Möglichkeiten für die Bezahlung der Umlagenvorschreibungen gibt es für die Apotheken?

Die Umlagenvorschreibung ist jeweils bis 20. eines Monats im Vorhinein zu entrichten. Die Vorschreibung für August ist demnach bis spätestens 20. August zu begleichen. Für die Bezahlung gibt es zwei Möglichkeiten: 

• Die Apotheke erteilt der Gehaltskasse einen Abbuchungsauftrag. Die Gehaltskasse bucht den Vorschreibungsbetrag zur Fälligkeit vom Konto der Apotheke ab. Die Vorschreibung wird erst knapp vor der Fälligkeit (ca. am 15. des Monats) erstellt. 
• Die Apotheke beauftragt die Gehaltskasse, den Vorschreibungsbetrag von dem im jeweiligen Monat zur Auszahlung gelangenden Rezepterlös abzuziehen. Die Vorschreibung wird individuell jeweils nach Einlangen der Rezepte erstellt. 

Langen nach Erstellung der Vorschreibung noch Änderungsmeldungen in der Gehaltskasse ein, die diesen Monat betreffen, wird die Korrektur (Nachforderung oder Gutschrift) mit Vorschreibung für den Folgemonat vorgenommen.  

Übermittelt die Gehaltskasse die Gehaltsabrechnung bzw. Umlagenvorschreibung auch an Steuerberater*innen?

Ja, wenn Apothekenbetriebe die Lohnverrechnung bzw. die Buchhaltung von Steuerberater*innen vornehmen lassen, können diese von der Apothekenleitung mithilfe des E-Formulares berechtigt werden. Danach sind Kopien der Gehaltsabrechnung bzw. der Umlagenvorschreibung auch für die Steuerberater*innen im E-Service-Portal abrufbar.